Na Coluna do Membro de hoje, Tercio Strutzel fala sobre os desafios da digitalização da advocacia, fenômeno da chamada Advocacia 4.0. E a discussão vai além dos aspectos tecnológicos, viu? Vem conferir:
A Advocacia 4.0 está diretamente relacionada à transformação digital no mercado jurídico.
Dessa forma a digitalização dos escritórios de advocacia é uma diretriz crucial nesse
contexto. A inevitabilidade desse movimento decorre das inovações que vem ocorrendo
no setor jurídico. Embora tradicionalmente conservador, agora é compelido a aderir à
digitalização sob pena de não acompanhar a evolução dos tribunais e do próprio
mercado, na forma das empresas contratantes de serviços advocatícios.
Embora o peticionamento eletrônico seja um marco inicial, a transformação digital no
mercado jurídico vai além da tecnologia. Envolve um novo modelo de negócios que utiliza
recursos tecnológicos para otimizar a operação e os atendimentos no exercício da
advocacia.
A digitalização do escritório de advocacia não se resume apenas à implementação de
tecnologias, mas à reestruturação dos processos operacionais e fluxos de trabalho de
modo que sejam mais eficazes. É necessário entender que a tecnologia é meio, não fim,
sendo crucial organizar os fluxos operacionais antes de sua implementação.
O que é digitalização do escritório de advocacia?
Muitos (senão todos) os veículos especializados e entidades de classe relacionadas ao
Direito estão enfatizando a digitalização do escritório jurídico. Embora seja um tema
obrigatório para bancas de todas as áreas de atuação e todos os portes, invariavelmente
pode ser mais desafiador para os escritórios unipessoais e de pequeno porte.
A mudança para a Advocacia 4.0 implica em pensar no escritório como uma empresa,
com planejamento, objetivos e metas claras. A automatização das operações e dos fluxos
de trabalho é essencial nessa jornada, visando o ganho de produtividade como principal
objetivo.
No entanto, todos esses conceitos e premissas podem soar estranhos à maioria das
Advogadas e Advogados. Afinal essa visão empreendedora sempre passou longe dos
ensinos jurídicos e do cotidiano dos operadores do Direito. Por isso a digitalização do
escritório de advocacia é uma jornada. Iniciá-la e se manter constante nela é o desafio
que todos terão de enfrentar.
Por onde começar a digitalização do escritório de advocacia?
Já ficou compreendido que a digitalização da banca jurídica não é uma tarefa pontual,
mas uma jornada. Não existe uma receita pronta e definitiva, afinal cada escritório é único
em suas operações. Além disso, existem alguns pré-requisitos importantes que muitas
vezes são deixados de lado e acarretam problemas posteriores. As cinco boas práticas
listadas a seguir têm o potencial de facilitar sobremaneira a digitalização e automação da
advocacia.
1. Mentalidade Digital
Toda grande mudança só começa realmente de dentro para fora. Calma, essa não é uma
dica de coaching motivacional. No entanto a digitalização vai exigir do Advogado a
adoção de uma mentalidade mais aberta às novidades e ao aprendizado multidisciplinar.
Carol Dweck, em seu livro “Mindset”, chama isso de mentalidade de crescimento.
Isso significa que Advogados, gestores e operadores do Direito precisam abdicar do foco
exclusivo em somente advogar para compreender as inovações sociais, processuais e
tecnológicas. Não importa o tamanho do escritório, em algumas situações o mais difícil de
mudar serão os próprios sócios, afeiçoados aos modelos que utilizaram quando da
criação do negócio.
O termo mindset diz respeito ao modo de pensar e desenvolver raciocínios e buscar
soluções. Por analogia, o mindset digital diz respeito à mudança intencional de
conhecimentos, pensamentos, opiniões e crenças a respeito de tudo o que envolve a
nova Era Digital. Com essa nova abordagem será mais eficaz se dedicar aos novos
conceitos e métodos de gestão, inovação e uso de dados inerentes à jornada de
digitalização.
2. Mapeamento de Processos
Independente do porte do escritório, o trabalho operacional é composto de uma série de
atividades e tarefas que formam fluxos operacionais. Todos esses fluxos são processos
internos ligados diretamente ou indiretamente à execução do trabalho principal. Os fluxos
diretos são os de produção jurídica e controladoria. Já os indiretos estão nas áreas
administrativas, operacionais, logísticas, comerciais etc.
Toda empresa (e todo escritório de advocacia) inevitavelmente tem esses processos. Mas
isso não significa que eles estejam organizados e gerenciados. Normalmente tanto as
áreas funcionais quanto as tarefas e atividades estão simplesmente amontoadas. E isso
será um grande empecilho para a digitalização.
Felizmente existe um método muito eficiente para organizar essa estrutura organizacional:
o Mapeamento de Processos. O resultado dele são diagramas e fluxogramas que
mostram de forma clara e organizada quais são as tarefas, qual ordem elas seguem e
quem as realiza. Esse mapeamento deve ser o primeiro e inevitável passo para iniciar a
transformação digital. Sem ele, todos os demais passos a seguir correm o risco de
falharem.
3. Departamentalização
Ainda existe um passo importante antes de entrar nas tecnologias digitais. O mapeamento
de processos já realizado será útil para organizar as áreas funcionais do escritório. Em
tese são sete áreas: Produção Jurídica, Controladoria, Atendimento, Administrativo, RH,
Marketing e Prospecção.
Neste momento muitos advogados autônomos e de pequeno porte argumentam que
sequer possuem pessoal para ter todos esses setores. Não importa. Mesmo que o
escritório seja unipessoal é necessário separar as atividades de cada área. Além de
organizar as rotinas, também já prepara o escritório para digitalizar os processos
organizados e fundamenta uma base para o crescimento sustentado.
4. Automação planejada
O mapeamento de processos providenciará um raio X muito preciso sobre como estão
enfileiradas as tarefas e atividades da banca. Com isso será possível quais tarefas são
desnecessárias, quais estão faltando e ainda quais podem ser automatizadas.
Esse planejamento é importantíssimo para uma jornada de digitalização bem sucedida.
Cada escritório vai demandar tipos diferentes de rotinas e de automações. E em algumas
situações essas demandas não serão contempladas todas em uma única ferramenta.
Planejar essas possíveis aplicações e integrações é fundamental para reduzir custos,
diminuir erros, aumentar produtividade e promover sinergia entre departamentos.
5. Software Jurídico
E finalmente chagamos a algum recurso tecnológico. Existem diversas naturezas de
ferramentas digitais para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. A
Associação Brasileira de LawTechs e LegalTechs lista doze categorias. Mas o início da
digitalização requer tão somente o básico: um software jurídico que gerencia as
demandas de cada cliente, controla a produção, acompanha o andamento de processos e
organiza o Financeiro.
Claro que os softwares jurídicos disponíveis no mercado possuem mais funcionalidades
do que estas quatro primordiais. Sem contar outras tecnologias externas que podem ser
integradas. E o escritório irá utilizá-las todas quando chegar o momento. Mas toda jornada
se inicia com o primeiro passo. Começar bem preparado e crescer organizado é o
segredo do escritório bem sucedido na jornada de digitalização.
Conclusão
Como é possível notar, quatro destas cinco boas práticas não se referem à tecnologia em
si. Mas à preparação do advogado e do escritório para a digitalização. Mais
especificamente ligados à cultura digital e ao planejamento. Reiterando que a tecnologia é
importante, mas a transformação digital não se resume a ela.
A grande variedade de recursos disponíveis no mercado demonstra que tecnologia se
tornou a parte fácil desse jogo. Porém se ela for adotada sem planejamento e sem uma
cultura digital que fomente o seu uso, fatalmente será um desperdício de verbas em
ferramentas que não serão utilizadas.
A Transformação Digital no mercado jurídico já se iniciou há alguns anos. Quem saiu na
frente já desfruta dos benefícios proporcionados pela automação e melhoria da
produtividade. Mas para quem ainda não se lançou nessa jornada não adianta colocar o
carro na frente dos bois. Nessa jornada de digitalização do escritório de advocacia (que
tem início, mas não terá fim) a direção é mais importante do que a velocidade. Então cada
escritório deve encontrar o seu próprio ritmo iniciar e trilhar esse caminho.
Quem é o autor?

Tercio Strutzel é:
Autor do livro “Advocacia e Transformação Digital - Primeiros Passos na Digitalização do Escritório Jurídico”;
Autor do livro “Presença Digital – Estratégias eficazes para posicionar sua marca pessoal ou corporativa na web”;
Fundador do Portal Direito na Era Digital;
Palestrante FENALAW.
Linkedin: Tercio Strutzel
Coluna do Membro
Esse texto faz parte da Coluna do Membro: projeto da Septem que coloca a sua expertise em evidência aqui no nosso Blog - e ainda traz informação para a nossa audiência.
Quer participar? Envie seu texto para a Septem clicando aqui.
E para fazer parte da nossa família e ter acesso completo aos +200 conteúdos disponíveis na nossa plataforma, networking com +5.000 membros e vagas exclusivas, clique aqui.
Até a próxima 👋