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Digitalização do Escritório de Advocacia: 5 boas práticas

Na Coluna do Membro de hoje, Tercio Strutzel fala sobre os desafios da digitalização da advocacia, fenômeno da chamada Advocacia 4.0. E a discussão vai além dos aspectos tecnológicos, viu? Vem conferir:



Mãos digitando no notebook com ícone jurídico por cima


A Advocacia 4.0 está diretamente relacionada à transformação digital no mercado jurídico.

Dessa forma a digitalização dos escritórios de advocacia é uma diretriz crucial nesse

contexto. A inevitabilidade desse movimento decorre das inovações que vem ocorrendo

no setor jurídico. Embora tradicionalmente conservador, agora é compelido a aderir à

digitalização sob pena de não acompanhar a evolução dos tribunais e do próprio

mercado, na forma das empresas contratantes de serviços advocatícios.


Embora o peticionamento eletrônico seja um marco inicial, a transformação digital no

mercado jurídico vai além da tecnologia. Envolve um novo modelo de negócios que utiliza

recursos tecnológicos para otimizar a operação e os atendimentos no exercício da

advocacia.


A digitalização do escritório de advocacia não se resume apenas à implementação de

tecnologias, mas à reestruturação dos processos operacionais e fluxos de trabalho de

modo que sejam mais eficazes. É necessário entender que a tecnologia é meio, não fim,

sendo crucial organizar os fluxos operacionais antes de sua implementação.

O que é digitalização do escritório de advocacia?


Muitos (senão todos) os veículos especializados e entidades de classe relacionadas ao

Direito estão enfatizando a digitalização do escritório jurídico. Embora seja um tema

obrigatório para bancas de todas as áreas de atuação e todos os portes, invariavelmente

pode ser mais desafiador para os escritórios unipessoais e de pequeno porte.


A mudança para a Advocacia 4.0 implica em pensar no escritório como uma empresa,

com planejamento, objetivos e metas claras. A automatização das operações e dos fluxos

de trabalho é essencial nessa jornada, visando o ganho de produtividade como principal

objetivo.


No entanto, todos esses conceitos e premissas podem soar estranhos à maioria das

Advogadas e Advogados. Afinal essa visão empreendedora sempre passou longe dos

ensinos jurídicos e do cotidiano dos operadores do Direito. Por isso a digitalização do

escritório de advocacia é uma jornada. Iniciá-la e se manter constante nela é o desafio

que todos terão de enfrentar.



Por onde começar a digitalização do escritório de advocacia?


Já ficou compreendido que a digitalização da banca jurídica não é uma tarefa pontual,

mas uma jornada. Não existe uma receita pronta e definitiva, afinal cada escritório é único

em suas operações. Além disso, existem alguns pré-requisitos importantes que muitas

vezes são deixados de lado e acarretam problemas posteriores. As cinco boas práticas

listadas a seguir têm o potencial de facilitar sobremaneira a digitalização e automação da

advocacia.



1. Mentalidade Digital


Toda grande mudança só começa realmente de dentro para fora. Calma, essa não é uma

dica de coaching motivacional. No entanto a digitalização vai exigir do Advogado a

adoção de uma mentalidade mais aberta às novidades e ao aprendizado multidisciplinar.

Carol Dweck, em seu livro “Mindset”, chama isso de mentalidade de crescimento.


Isso significa que Advogados, gestores e operadores do Direito precisam abdicar do foco

exclusivo em somente advogar para compreender as inovações sociais, processuais e

tecnológicas. Não importa o tamanho do escritório, em algumas situações o mais difícil de

mudar serão os próprios sócios, afeiçoados aos modelos que utilizaram quando da

criação do negócio.


O termo mindset diz respeito ao modo de pensar e desenvolver raciocínios e buscar

soluções. Por analogia, o mindset digital diz respeito à mudança intencional de

conhecimentos, pensamentos, opiniões e crenças a respeito de tudo o que envolve a

nova Era Digital. Com essa nova abordagem será mais eficaz se dedicar aos novos

conceitos e métodos de gestão, inovação e uso de dados inerentes à jornada de

digitalização.



2. Mapeamento de Processos


Independente do porte do escritório, o trabalho operacional é composto de uma série de

atividades e tarefas que formam fluxos operacionais. Todos esses fluxos são processos

internos ligados diretamente ou indiretamente à execução do trabalho principal. Os fluxos

diretos são os de produção jurídica e controladoria. Já os indiretos estão nas áreas

administrativas, operacionais, logísticas, comerciais etc.


Toda empresa (e todo escritório de advocacia) inevitavelmente tem esses processos. Mas

isso não significa que eles estejam organizados e gerenciados. Normalmente tanto as

áreas funcionais quanto as tarefas e atividades estão simplesmente amontoadas. E isso

será um grande empecilho para a digitalização.


Felizmente existe um método muito eficiente para organizar essa estrutura organizacional:

o Mapeamento de Processos. O resultado dele são diagramas e fluxogramas que

mostram de forma clara e organizada quais são as tarefas, qual ordem elas seguem e

quem as realiza. Esse mapeamento deve ser o primeiro e inevitável passo para iniciar a

transformação digital. Sem ele, todos os demais passos a seguir correm o risco de

falharem.



3. Departamentalização


Ainda existe um passo importante antes de entrar nas tecnologias digitais. O mapeamento

de processos já realizado será útil para organizar as áreas funcionais do escritório. Em

tese são sete áreas: Produção Jurídica, Controladoria, Atendimento, Administrativo, RH,

Marketing e Prospecção.


Neste momento muitos advogados autônomos e de pequeno porte argumentam que

sequer possuem pessoal para ter todos esses setores. Não importa. Mesmo que o

escritório seja unipessoal é necessário separar as atividades de cada área. Além de

organizar as rotinas, também já prepara o escritório para digitalizar os processos

organizados e fundamenta uma base para o crescimento sustentado.



4. Automação planejada


O mapeamento de processos providenciará um raio X muito preciso sobre como estão

enfileiradas as tarefas e atividades da banca. Com isso será possível quais tarefas são

desnecessárias, quais estão faltando e ainda quais podem ser automatizadas.

Esse planejamento é importantíssimo para uma jornada de digitalização bem sucedida.

Cada escritório vai demandar tipos diferentes de rotinas e de automações. E em algumas

situações essas demandas não serão contempladas todas em uma única ferramenta.

Planejar essas possíveis aplicações e integrações é fundamental para reduzir custos,

diminuir erros, aumentar produtividade e promover sinergia entre departamentos.



5. Software Jurídico


E finalmente chagamos a algum recurso tecnológico. Existem diversas naturezas de

ferramentas digitais para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. A

Associação Brasileira de LawTechs e LegalTechs lista doze categorias. Mas o início da

digitalização requer tão somente o básico: um software jurídico que gerencia as

demandas de cada cliente, controla a produção, acompanha o andamento de processos e

organiza o Financeiro.


Claro que os softwares jurídicos disponíveis no mercado possuem mais funcionalidades

do que estas quatro primordiais. Sem contar outras tecnologias externas que podem ser

integradas. E o escritório irá utilizá-las todas quando chegar o momento. Mas toda jornada

se inicia com o primeiro passo. Começar bem preparado e crescer organizado é o

segredo do escritório bem sucedido na jornada de digitalização.



Conclusão


Como é possível notar, quatro destas cinco boas práticas não se referem à tecnologia em

si. Mas à preparação do advogado e do escritório para a digitalização. Mais

especificamente ligados à cultura digital e ao planejamento. Reiterando que a tecnologia é

importante, mas a transformação digital não se resume a ela.


A grande variedade de recursos disponíveis no mercado demonstra que tecnologia se

tornou a parte fácil desse jogo. Porém se ela for adotada sem planejamento e sem uma

cultura digital que fomente o seu uso, fatalmente será um desperdício de verbas em

ferramentas que não serão utilizadas.


A Transformação Digital no mercado jurídico já se iniciou há alguns anos. Quem saiu na

frente já desfruta dos benefícios proporcionados pela automação e melhoria da

produtividade. Mas para quem ainda não se lançou nessa jornada não adianta colocar o

carro na frente dos bois. Nessa jornada de digitalização do escritório de advocacia (que

tem início, mas não terá fim) a direção é mais importante do que a velocidade. Então cada

escritório deve encontrar o seu próprio ritmo iniciar e trilhar esse caminho.




Quem é o autor?


Retrato de Tercio Strutzel, sorrindo, em fundo branco

Tercio Strutzel é:


  • Autor do livro “Advocacia e Transformação Digital - Primeiros Passos na Digitalização do Escritório Jurídico”;

  • Autor do livro “Presença Digital – Estratégias eficazes para posicionar sua marca pessoal ou corporativa na web”;

  • Fundador do Portal Direito na Era Digital;

  • Palestrante FENALAW.

  • Linkedin: Tercio Strutzel





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